Tedd hatékonnyá a meetingeket!

Nem meglepetés, ha azt mondjuk: a meetingeket senki nem szereti. Általában unalmasak, ismétlődő információkat tartalmaznak és gyakran egyszerűen időpocsékolás megtartani őket.

A Redbooth nevű szoftvercég igazgatója, Dan Schoenbaum 4 egyszerű módszert mutat be, hogyan alakítsd át a céged meetingkultúráját:

1. Ne fizess kétszer ugyanazért a munkáért!

Minél nagyobb és összetettebb egy meeting, annál nehezebb a megbeszéltek megvalósítása.

A legtöbb meetingen az emberek csak nézelődnek, mobiljukat nyomkodják, vagy más dolgokkal is foglalkoznak közben. Egyszóval nem eléggé, vagy egyáltalán nem figyelnek. Emellett az információ nem kerül rögzítésre, így olyan, mintha egyáltalán nem is létezne. És ami nem létezik, azt nem lehet menedzselni.

A következő meetinged alkalmával figyeld meg, hogy a résztvevők még az alapokkal is küszködnek — Miről is volt szó legutóbb? Mikor van a jelentési határidő? Hogyan követjük figyelemmel a folyamatokat?

A meeting felét a felzárkózásra pocsékolod el.  Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy az alkalmazottaidnak minden alkalommal azért adsz fizetést, hogy ugyanazt a munkát végezzék el, mint előző alkalommal.

Mi a megoldás?  Minden meetingen kell valaki, aki rögzíti az elhangzottakat: ki mit csinál, és mikorra. Csakis így lehet felelősöket adni a feladatoknak, és hibátlanul végrehajtani a teendőket. A rögzítés referenciaként használható a meetingek között, valamint a soron következő meetingnél elengedhetetlen.

2. Használd a csapatmeetingeket a munka előremozdítására!

Ha lehetőséged lenne, hogy felhagyj az időpazarlással, mire használnád fel a felszabadult időt? A válasz egyszerű. Olyan kérdéseket tehetnél fel, amelyek valóban lehetővé teszik a gördülékeny munka haladását:

  • Mi hátráltatja a folyamatot?
  • Mik a blokkoló tényezők?
  • Vannak olyan döntések, amiket meg kell hozni?
  • Van bármi, amit tisztázni kell?

A cél, hogy elkerüld az informatív meetingeket. A csapatod meetingjének nem szabad arról szólnia, hogy az emberek elvégezték-e a rájuk bízott feladatokat. Jóval inkább arra kell koncentrálnia, hogyan tudtok A-ból B pontba jutni. Gondolj bele, mennyivel hatékonyabb lenne, ha a meetinget az akadályok lerombolására és a következő szintre lépésre használnád.

3. Tervezz hatékonyabb négyszemközti egyeztetéseket!

A négyszemközti megbeszéléseknek az alkalmazottak fejlődéséről kell szólnia.

A beszélgetésnek arra kell irányulnia, hogy mi működik jól, és hogy miben rejlenek a kihívások. Valamint, hogy az alkalmazottad hol képzeli el magát egy, vagy akár öt éven belül.

Minden információt megjegyezni azonban lehetetlen. Ezért kövesd nyomon az alkalmazottaiddal való beszélgetéseidet. Tarts fenn egy virtuális felületet, és tedd lehetővé, hogy minden alkalmazottad hozzáférhessen a sajátjához. Posztolj emlékeztetőket és frissítéseket.  Ha szeretnél megbeszélni valakivel valamit a következő négyszemközti meetingen, akkor itt van lehetőséged azt rögzíteni.

Ha így dolgozol, az agyad felszabadul a rengeteg információtól. Lehetővé teszi számodra az alkalmazottakkal való jól működő kapcsolat kialakítását, amely jobb teljesítmény eredményez mindkét oldalon.

4. Építs több elszámoltathatóságot a negyedéves üzleti tervedbe!

Ezeken a meetingeken rengeteg információ hangzik el, amelyek menedzselése valódi kihívással jár.

Vedd komolyan, és törekedj arra, hogy központosítsd az elhangzott információkat. Rögzítsd, hogy mikor miről volt szó. Itt a helye a következő negyedévre történő célkitűzésnek is. A meeting végeztével így a résztvevőknek nem kell emlékezniük arra, hogy melyik feladat kihez tartozik, vagy hogy mire kell fókuszálni a következő 3 hónapban.

Ha konzisztens módon alkalmazod a fent említett tippeket, garantáltan áthidalhatod a csapaton belüli konfliktusokat, és teret kap a hatékony, sikerre vezető, rendszerezett csapatmunka.

Felhasználó: admin
Hasonló bejegyzések